"ICT is voor 80 procent mensenwerk"

ICTheek.nl neemt regelmatig een kijkje in een andere sector. Hoe gaat het er daar aan toe? Wat kunnen we ervan leren? Ditmaal is het de beurt aan de accountancysector.

Bijna geen bedrijfstak verandert zo snel als gevolg van digitalisering. Steevast prijkt het accountantsvak op lijstjes van beroepen die het meest 'aangetast' worden door robotisering. Fou-Khan Tsang (49), bestuursvoorzitter van Alfa Accountants en Adviseurs, kwam in 2006 binnen bij een bedrijf dat in veel opzichten nog een traditionele speler was. Nu, elf jaar later, is dat totaal anders. "Wij zijn een lerende organisatie."

Verandering. Tsang is er dol op. "Anders wordt het zo saai." Het is een karaktertrek die perfect past bij zijn huidige rol als voorzitter van de raad van bestuur van Alfa Accountants, een top 10-accountancykantoor in Nederland met dertig vestigingen en negenhonderd medewerkers. In zijn rol is hij verantwoordelijk voor de portefeuilles ICT, vaktechniek en marketing. Of, zoals hij het zelf verwoordt: "Ik bemoei me met alles dat met innovatie te maken heeft." Vernieuwing loopt daarnaast als een rode draad door zijn loopbaan. Als twintiger begon Tsang als assistent-accountant, maar al snel merkte hij dat het optimaliseren van bedrijfsprocessen hem meer aansprak dan het opstellen van jaarrekeningen. Hij werd consultant en belandde vervolgens in de software-industrie. Na een periode als bestuurder voor Exact Software keerde hij in 2006 terug in de accountancywereld. Dit keer niet als accountant, maar als aanjager van verandering.

Techno-optimisme

Het traditionele beeld dat vaak nog bestaat over de accountancy ("Veel mensen denken dat we nog met een telmachine en een ganzenveer jaarrekeningen zitten te maken"), klopt allang niet meer. Als hij naar zijn branche kijkt, ziet Tsang veel veranderen. "Heel veel dingen die we nu nog handmatig doen, worden langzaam weg geautomatiseerd. Dat is enerzijds een technologische ontwikkeling, maar anderzijds een organisatorische verandering." Een vergelijking met de onderwijsbranche is snel gemaakt.

"ICT is maar voor twintig procent techniek, de andere tachtig procent is mensenwerk”

Verandering moet bij mensen ontstaan, vindt de bestuursvoorzitter. "ICT is maar voor twintig procent techniek, de andere tachtig procent is mensenwerk. Mijn rol bestaat voor het grootste deel uit het zorgen dat mensen techniek ook daadwerkelijk gaan gebruiken." Dit is een belangrijk aspect van verandering, heeft hij gemerkt. “Bij nieuwe ontwikkelingen is er altijd een groep mensen die ‘techno-optimistisch’ zijn, maar vervolgens verloopt implementatie moeizaam omdat dit niet voor iedereen geldt. Dat heeft gewoon te maken met verandermanagement en dat aspect vraagt veel aandacht.”

Dekmantel

Liever dan achter de ontwikkelingen aan te lopen, besloot Tsang jaren geleden al dat zijn organisatie zich juist kon onderscheiden door innovatief te zijn. Het luidde het begin in van een nieuw hoofdstuk in de toch al opmerkelijke 75-jarige geschiedenis van het bedrijf. Midden in de oorlog, in 1942, werd de Stichting Boekhoudbureau 'Het Platteland' opgericht door boeren, als dekmantel om heimelijk te kunnen overleggen zonder tussenkomst van de Duitse bezetter, die brancheorganisaties had verboden. Het gezamenlijk organiseren van de boekhouding beviel echter zo goed, dat de praktijk ook na de oorlog werd doorgezet. Het bureau werd verkocht aan het personeel en na enkele naamswijzigingen staat het sinds 1997 bekend als Alfa Accountants en Adviseurs.

Een overblijfsel van het bijzondere begin is dat Alfa, anders dan gebruikelijk in de accountancywereld, geen maatschapstructuur heeft. Van secretaresse tot bestuurder: iedereen met een vast contract kan door certificaten te kopen participeren in de organisatie. Iets dat veel gebeurt. "Negentig procent van de medewerkers die de mogelijkheid heeft, doet het ook. Er zijn nu ruim zevenhonderd mensen die participeren."

Lerende organisatie

Tsang typeert Alfa Accountants als een familiebedrijf. "Maar dan wel van heel veel families." Een onderscheidend kenmerk van familiebedrijven is een grotere focus op de lange termijn dan op de korte termijn. Dit geldt ook voor Alfa, dat op alle niveaus investeert in de toekomst. Persoonlijke ontwikkeling is een belangrijk onderdeel. "Wij zijn een lerende organisatie. Onze accountants hebben te maken met een programma Permanente Educatie om bij te blijven in hun vak, maar onze visie is dat iedereen in onze organisatie moet blijven leren." Ook in dat opzicht lijkt de accountancywereld behoorlijk op het onderwijs, waar blijvend ontwikkelen ook hoog op de agenda staat, mede als gevolg van de digitale ontwikkelingen.

Gevolg van de visie van Alfa is dat er voor alle nieuwkomers in de organisatie een persoonlijk ontwikkelingstraject is, dat zij gedurende vier jaar doorlopen. Daarin is er met name aandacht voor soft skills en worden ambities in kaart gebracht. Hierop volgt een periode van praktijkontwikkeling en reflectie en wordt er gekeken of iemand geschikt is voor bijvoorbeeld een commerciële rol, een managementfunctie of een ontwikkeling tot specialist. 'High potentials' kunnen rekenen op speciale studietrajecten, maar voor iedereen is er de Alfa Academie waarin medewerkers keuze hebben uit een breed aanbod aan e-learningmodules.

Lean management

Naast educatie investeert Alfa ook volop in de eigen processen. Vanuit het principe van 'lean management' zoekt men voortdurend naar efficiencyverbeteringen. Hierdoor is bijvoorbeeld de samenstelpraktijk van jaarrekeningen inmiddels een geoliede machine. Medewerkers weten bij elke stap in het proces wat van hen verwacht wordt en daarnaast helpen digitaliseringsslagen het geheel te versnellen. "Wij kwamen erachter dat het gemiddeld 26 dagen duurde voordat wij stukken ondertekend terugkregen als wij deze per post naar de klant verstuurden. Nu doen wij dit met per mail en zet de klant een handtekening door middel van een code. Door deze automatiseringsslag duurt hetzelfde proces nog maar ruim één dag." Het produceren en afwikkelen van stukken kan overigens nog sneller dan het nu gaat. "Onze ambitie is dit voor jaarrekeningen, van kop tot staart, binnen dertig dagen te doen. Nu zitten we nog op het dubbele, maar we gaan er wel naartoe."

Robotisering

Zaken als robotica en 'no hands accounting' gaan de organisaties hiermee verder brengen, is de overtuiging. "Programma's die kunstmatige intelligentie toepassen kunnen zaken als facturen automatisch herkennen, scannen en op de juiste manier archiveren. Voor de verwerking van declaraties komen er straks nauwelijks nog handen aan te pas." De efficiencyslag maakt het mogelijk steeds dichter op de cijfers te zitten, stelt Tsang. "Vroeger kwam de accountant in het voorjaar langs om de cijfers van het voorgaande jaar te bespreken, maar met real-time cijfers kan dit al elke maand. Deze ontwikkeling gaat zeker kleinere -bedrijven helpen, die het nu vaak nog moeten doen zonder managementinformatie en financieel directeur. Wij vullen deze rol als dienst voor ze in, door actuele inzichten te geven over waar zij hun geld mee verdienen en wat ze kunnen doen om hun bedrijfsvoering te optimaliseren.”

Innovatie-labs

Tsang is een "wat rare" accountant, vindt hij zelf. "Ik kijk liever vooruit dan achteruit. En iets wat ik nu heel snel zie gaan, is de opkomst van kunstmatige intelligentie. Hier hebben wij een speciaal project op ingericht, evenals op enkele andere ontwikkelingen." Bij Alfa is het inmiddels gebruikelijk dat deze projecten in een 'innovatielab' gebeuren, met dedicated mensen. "Dat werkt beter, want als je innovatieprojecten organiseert in de bestaande organisatie, schiet het niet op. Mensen hebben het altijd druk en de klant belt steeds weer. Door mensen los te weken uit de organisatie gaat het sneller en verloopt de implementatie ook beter. Eigenlijk is het alsof we een start-up lanceren naast de rest van het bedrijf. Het leuke is dat dit aanstekelijk werkt; onze andere medewerkers zien dat het succesvol is en willen er deel van uitmaken. Onze organisatie is door deze opzet veel meer open komen te staan voor vernieuwing."

"Jonge mensen moeten leren agile te zijn; zij moeten openstaan voor verandering en ook werken aan hun communicatievaardigheden”

Soft skills

Van traditionele boekhoudorganisatie naar pionierende dienstverlener; de omslag die gemaakt is binnen enkele jaren is enorm. Tegelijkertijd is vernieuwen een continu proces, doordat ontwikkelingen zo snel gaan. "Wat vandaag je stip op de horizon is, kan morgen alweer anders zijn." De turbulente wereld waarin bedrijven nu opereren vraagt andere eigenschappen van talenten en ook van het onderwijs. "Jonge mensen moeten leren agile oftewel beweeglijk te zijn; zij moeten openstaan voor verandering en ook werken aan hun communicatievaardigheden.” Vooral dat laatste is belangrijk, vindt Tsang. "Als accountant ben je soms ook een halve psycholoog of politieagent, terwijl je daar eigenlijk niet voor bent opgeleid. Je moet mensen doorgronden en kunnen beoordelen of ze de waarheid spreken. Dan komen toch soft skills om de hoek kijken. Dat is hoe de mens zich onderscheidt van de digitalisering die over ons heen walst.”

Anderen bekeken ook dit

“I-coach of iConsulent zijn is ...

Geplaatst: 13-10-2017 “I-coach of iConsulent zijn is vooral mensenwerk, ondanks de focus op ICT”

Op scholen worden digitale toepassingen steeds vaker ingezet. Docenten hebben hun handen vol aan het ...

Marien Zonnenberg: “Sommige docenten durven ...

Geplaatst: 28-08-2017 Marien Zonnenberg: “Sommige docenten durven het niet aan"

Software ondersteunt de organisatie van het onderwijs, de administratie en steeds vaker ook het digitale ...

Drie vragen aan… Frans Peeters

Geplaatst: 15-10-2017 Drie vragen aan… Frans Peeters

De wereld waarin onze kinderen opgroeien, is en wordt steeds digitaler. De producten en apparaten ...