Scholengemeenschap KSE (Etten-Leur) vereenvoudigt ICT-beheer

'Exploderende' servers, problemen met drivers en leerlingen die continu in elkaars vaarwater zaten op gedeelde laptops: bij scholengemeenschap KSE in Etten-Leur was men de hardwareperikelen op een gegeven moment wel beu. Daarom is de keuze gemaakt om volledig voor de cloud te gaan en de hardware-infrastructuur buitenspel te zetten.

De Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur (KSE) is een zelfstandige onderwijsorganisatie met circa 2500 leerlingen (mavo, havo en vwo) en 230 medewerkers, verdeeld over twee locaties. Dit schooljaar gaan er voor het eerst 650 brugklassers en leerlingen in 4-vwo aan de slag met door de school verstrekte laptops. Hiermee slaat de organisatie een nieuwe weg in, want in het verleden werd er juist gewerkt met laptops die de school in eigen beheer had en die leerlingen met elkaar moesten delen. De ambitie is nu om de komende jaren alle leerlingen en medewerkers te voorzien van eigen, via de school aangeschafte devices. Daarop werken zij zoveel mogelijk in de cloud.

Een grote verbetering, zo vindt conrector bedrijfsvoering Leon Geers. Om alles op ICT-gebied goed te regelen, heeft hij de beschikking over een kleine ICT-afdeling, bestaande uit drie medewerkers. "Al die laptops in eigen beheer gaven ongelooflijk veel gedoe. We waren continu Windows aan het installeren, apparaten gingen stuk en er waren telkens weer issues met drivers en ga zo maar door." Voor andere hardware, zoals het serverpark, bood de cloud al eerder uitkomst. "Door de extreem snelle groei van het mailverkeer explodeerde de mailbox bijna, liep deze vol en ondervonden we veel problemen. Ook maakten we enkele jaren geleden nog mee dat een aantal dataschijven plat gingen, waardoor we een aantal dagen niet bij onze data konden. Als relatief kleine, zelfstandige onderwijsorganisatie is dat niet fijn. ICT moet het primaire proces ondersteunen, maar het werd juist een risicofactor."

Keuze voor standaardoplossingen
De gebeurtenis met de 'exploderende' mailserver was een van de incidenten waardoor de KSE de knoop doorhakte en 'naar de cloud' ging. Servers werden afgebouwd, evenals het gebruik van exotische software. Er werd gekozen voor standaard cloudoplossingen, zoals Azure, Office 365 met de onderdelen Sharepoint en OneDrive, en Magister. Niet dat dit allemaal zonder slag of stoot ging overigens, maar door de jaren heen raakten ook de gebruikers in de organisatie meer en meer overtuigd van het gebruiksgemak van de oplossingen. Ook leefde bij Geers steeds sterker het gevoel dat hij wilde loskomen van de hardware-infrastructuur, maar ook van de leveranciers. "Wij wilden onze IT zodanig inrichten dat deze universeel zou zijn en dat iedereen met verstand van de standaard, in dit geval Microsoft, dit voor ons kan verzorgen."

De overgang naar persoonlijke laptops is de volgende stap in het slimmer inrichten van de ICT. "Een probleem met het beheer van gedeelde devices is dat je allerlei securitymaatregelingen kunt nemen om te voorkomen dat leerlingen in elkaars vaarwater gaan zitten, bijvoorbeeld door instellingen op devices te wijzigen. Dat is vervelend, want daarmee haal je ook veel vrijheid bij het gebruik van de apparaten weg." Microsoft Intune is wat dat betreft een uitkomst. Het is wat Geers betreft ideale beheersoftware om beleidsmaatregelen op het gebied van onder meer security en privacy door te voeren en te handhaven. En doordat leerlingen en medewerkers volledig in de cloud werken, kunnen zij zonder problemen verder in het geval van hardwareproblemen. "Als je apparaat stuk gaat, krijg je van ons een leenapparaat en je kunt direct bij je software en bestanden omdat deze in de cloud staan."

"Intune neemt ons onmetelijk veel werk uit handen"

Koppelingen via Intune
Geers herhaalt nog maar eens zijn boodschap: "Het ideaal is werken vanuit de cloud en niet afhankelijk zijn van wie of wat dan ook." Maar zo eenvoudig als dat klinkt, was het lange tijd niet. Om bijvoorbeeld veilig in de cloud te kunnen werken, moesten medewerkers gebruikmaken van tokens. "Op zichzelf was dat prima, maar doordat verschillende programma's niet aan elkaar gekoppeld zijn, moesten medewerkers wel drie of vier keer per uur inloggen." Het besef kwam daardoor dat security in de cloud, ook geregeld moest worden in de cloud. "Dit was voor ons de aanleiding om onze active directory helemaal opnieuw op te zetten en in te richten in de cloud. Voor onze tokenbeveiliging zijn we naar volle tevredenheid overgeschakeld op Microsoft Authenticator en uiteindelijk zijn de belangrijkste cloudapplicaties zoals Magister, Office 365, Zermelo en Afas aan elkaar gekoppeld, zodat deze beschikbaar zijn op ieder device, mobiel of vast.  Misschien leg ik het zo technisch gezien niet helemaal goed uit, maar zo ervaar ik het wel. Onder water kunnen al die programma's met elkaar praten en via Intune kun je het regelen. De technische uitwerking is gedaan door onze leverancier IT Workz waarbij we ook goede adviezen hebben gekregen van het bedrijf Work Flows. Zonder hun kennis en kunde was dit nooit gelukt."

Het mooie is dat alle ICT-rechten ook nog eens gekoppeld zijn aan Magister, vertelt Geers. "Als je bijvoorbeeld een havoleerling bent, dan herkent het systeem welke rechten daarbij horen en kan het specifieke software beschikbaar maken. En gaat die leerling van de havo naar het vwo, dan wordt dit ook automatisch aangepast." Een op maat gemaakt onderwijspakket is zo via Intune snel geregeld, centraal ingericht en geautomatiseerd. Intune werkt bovendien samen met de Afas-omgeving, die de rechten van medewerkers regelt. Hier is zelfs een sollicitatiemodule in werking gezet. "We zetten op onze website een vacature open, de sollicitant vult zijn of haar gegevens in en zodra diegene hier komt werken hoeft Personeelszaken alleen nog maar een paar zaken aan te vullen, op de knop te drukken en er wordt een nieuwe user aangemaakt met toegang tot Office 365, Afas, Magister, enzovoort. De nieuwe medewerker kan zo meteen aan de slag."

Goede ICT leidt tot beter onderwijs
De conclusie van Geers is dat Intune hem ‘onmetelijk veel werk’ uit handen neemt. "Ik denk echt dat ik mijn afdeling zonder Intune wel had moeten verdrievoudigen met wat wij allemaal willen.  Al geeft het een wat vertekend beeld, aangezien onze leverancier IT Works onze IT-infrastructuur in de lucht houdt. Zijn team kan zich nu vooral bezighouden met nieuwe diensten en toepassingen die het onderwijs ondersteunen. De ambitie voor de komende jaren is het voorzien van alle leerlingen en medewerkers van persoonlijke devices. "Onze IT is nu op orde, dat durf ik wel te zeggen. De volgende stap is vol inzetten op onderwijsontwikkeling en iedereen wegwijs maken in de prachtige tools die we in handen hebben om ons werk leuk en veilig te maken. Dit gaat leiden tot beter onderwijs, waarbij docenten meer tijd kunnen maken voor leerlingen en waarin wij als ICT-afdeling snel kunnen inspelen op alle wensen en vragen van onze medewerkers. En dat kan doordat wij hardware buitenspel hebben gezet."

Anderen bekeken ook dit

Onderwijsgroep SVOAZ (Amsterdam) met Microsoft ...

Geplaatst: 05-02-2019 Onderwijsgroep SVOAZ (Amsterdam) met Microsoft 365 volledig in de cloud

De stichting Voortgezet Onderwijs Amsterdam Zuid (SVOAZ) omvat drie scholen: het Fons Vitae Lyceum, het ...

Even kennismaken met IT-Workz

Geplaatst: 08-03-2019 Even kennismaken met IT-Workz

Eind 2018 werd bekend dat SLBdiensten het Brabantse IT-Workz overneemt. IT-Workz helpt scholen in het ...

Calvijn Juliana beheert mobiele apparaten ...

Geplaatst: 20-12-2017 Calvijn Juliana beheert mobiele apparaten gemakkelijk dankzij Intune

“Boeiend onderwijs gaat hand in hand met de inzet van ICT-middelen. Dat zegt Dimitri Verschoor, ...