Purmerendse ScholenGroep: iBabs bijzonder handig

iBabs, de tool die vergaderingen papierloos plaats laat vinden, wordt al door tal van onderwijsinstellingen gebruikt. Ook op de Purmerendse ScholenGroep wordt er vandaag de dag nog maar weinig inkt verspilt aan vergaderingen. Geen notulen en agenda’s meer uit moeten printen, maar alles overzichtelijk op de tablet en/of laptop. In de herfstvakantie spraken we Jan Buurkes van de Purmerendse ScholenGroep over het gebruik en het gemak van iBabs.

Sinds enkele jaren maakt de Purmerendse ScholenGroep (PSG) gebruik van iBabs. “We zijn aan iBabs gekomen via iemand die bij ons in de Raad van Bestuur zetelt. Zij is zelf werkzaam binnen een gemeentelijke raadscommissie, gaf ons aan dat iBabs een erg handige tool is en dat de gemeente waar hij zelf voor werkt bijzonder positief is over iBabs”, legt Jan Buurkes uit. Hij is binnen PSG hoofd Huisvesting & Ondersteuning. “Makkelijk te installeren en handig om zaken mee te regelen, dus we hadden zoiets van ‘laten we dat maar eens doen’. Zo zijn we met iBabs aan de slag gegaan.”

Waren ze bij PSG echt actief op zoek naar een vergaderapplicatie? “Nou, eigenlijk niet, het kwam gewoon toevallig ter sprake, maar trok toen wel meteen onze aandacht. Het is dus niet dat we allerlei potentiële kandidaten op een rijtje hadden gezet om vervolgens een keuze te maken. Ik kreeg een tip en ben daar vervolgens zelf achteraan gegaan. Wat andere partijen te bieden hadden, daar waren we helemaal niet mee bezig.”

Geen spijt

Buurkes geeft aan nog geen moment spijt te hebben gehad van de aanschaf van iBabs. “Alles gaat vandaag de dag digitaal, dus het is eigenlijk vrij logisch dat we ook onze vergaderingen meer zouden gaan digitaliseren. Op de één of andere manier waren we daar tot op dat moment nog helemaal niet mee bezig, zoals zoveel scholen daar nu nog niet echt mee bezig lijken.”

In welke opzichten biedt iBabs hen dan voordelen? “Als er iets in me opkomt waarvan ik vind dat het in de vergadering terug moet komen, kan ik het er gelijk zelf inzetten. Dat is heel erg praktisch, zeker wanneer je meerdere vergaderingen op de planning hebt staan. Geen los mailtje met de agenda in een bepaald formaat rondsturen, die vervolgens tig keer terugkomt en nog steeds niet up-to-date is op het moment dat de vergadering begint. Met iBabs heeft iedereen toegang tot de agenda en heeft iedere deelnemer de mogelijkheid om onderwerpen in te schieten en bijlages toe te voegen. Het werkt zo ongelofelijk makkelijk, dat je je bijna afvraagt hoe je het eerst deed.”
Ook het installeren was een fluitje van een cent. “Een paar klikken en het stond op de pc’s en tablets. Zowel on- als offline is iBabs bereikbaar; super makkelijk voor onze vergaderingen. Ik heb zelfs al de vraag gekregen of we iBabs niet op meerdere vlakken kunnen gaan gebruiken, want het is allemaal wel erg handig.”

Milieuvriendelijk

Een voornaam pluspunt van iBabs is het milieuvriendelijke karakter van de tool. Geen talloze notulen die uitgeprint moeten worden voor aanvang, geen papieren die gedurende meetings worden volgeschreven én geen agenda’s die liters inkt per jaar verbruiken en na de vergadering rechtstreeks de prullenbak in kunnen. Met iBabs staat alles op de tablet en/of laptop en komt er geen onnodig velletje papier meer aan te pas. Agenda’s staan in de tool en kunnen door selectieve groepen worden beheerd. In iBabs kunnen ook de notulen worden genoteerd en uitgewerkt. En moet er tijdens een vergadering nog een document worden besproken, dan kan deze als een bijlage aan de vergadering worden toegevoegd. “Erg overzichtelijk”, erkent Buurkes.

Samenwerking

Zo gemakkelijk als iBabs wordt geïnstalleerd en gebruikt, zo soepel verloopt ook de samenwerking tussen de Purmerendse ScholenGroep en SLBdiensten. Buurkes: “Als ik vragen heb, bel ik direct naar het centrale nummer van SLBdiensten”, geeft Buurkes aan. “Daar word ik door iedere medewerker die ik spreek altijd prima geholpen. Ze hebben een goed overzicht van hun klanten, waardoor ze me niet eerst vier keer door moeten verwijzen naar iemand anders binnen SLBdiensten. Omdat ze zo goed het overzicht houden, kunnen ze direct aan de slag met het beantwoorden van mijn vragen. En als ze aangeven dat ze me terug zullen bellen doen ze dat ook daadwerkelijk. Dat werkt wel heel erg prettig zo.”

Wat Buurkes wel opvalt is dat weinig scholen op de hoogte zijn van een dergelijke tool. “Veel schoolbesturen werken nog op een ‘historische’ manier, eigenlijk zoals wij vroeger zelf ook deden, omdat ze niet op de hoogte zijn van tools als iBabs. Hier valt ook voor SLBdiensten nog wel het nodige uit te halen. Hoewel er altijd dingen vallen te verbeteren aan het product, denk ik namelijk dat iedere scholengemeenschap iets aan zo’n vergaderapplicatie heeft.”

Anderen bekeken ook dit

Digitale lesvoorbereidingen vormgeven

Geplaatst: 10-01-2018 Digitale lesvoorbereidingen vormgeven

Ieder kind heeft zijn of haar eigen leerniveau en -tempo. Terwijl de ene leerling na ...

Van een eigen app als ...

Geplaatst: 15-11-2017 Van een eigen app als profielwerkstuk tot professioneel programmeren

Jan van Kampen (26) geeft programmeerles op scholen, maakt wereldwijd bekende apps en hackt op ...

Simon van Roon (Coenecoop): “Kennis ...

Geplaatst: 28-08-2017 Simon van Roon (Coenecoop): “Kennis delen maakt ons allemaal beter"

Het Coenecoop College in Waddinxveen is een scholengemeenschap waar leerlingen worden opgeleid tot wereldwijze, kritische ...