Cloud een logische keuze voor Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur

Een onafhankelijke scholengemeenschap die al vroeg vaststelde dat zoveel mogelijk ICT-gerelateerde zaken richting de cloud moesten: Leon Geers, de toenmalige hoofd facilitaire dienst en ICT, was zijn tijd ver vooruit. De huidige conrector bedrijfsvoering van de Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur vertelt over de digitale migratie van de school, gefaciliteerd door IT-Workz.

Slagvaardige éénpitter
De Katholieke Scholengemeenschap Etten-Leur (KSE) bestaat uit één locatie, twee gebouwen – één voor de brugklas en één voor de overige jaren - en verschillende ‘leshuizen’, voor in totaal zo’n 2.500 leerlingen en 230 medewerkers. “De leerlingen zitten per leerjaar bij elkaar. Leshuis één, het brugklasgebouw dus, bestaat uit mavo, havo en vwo, leshuis twee bestaat uit de tweedejaars van mavo, havo en vwo, et cetera”, legt Leon Geers uit. 

In 2006 begonnen in Etten-Leur als hoofd van de facilitaire dienst en ICT, is hij vandaag conrector bedrijfsvoering van de scholengemeenschap. De KSE is een éénpitter, wat betekent dat er géén overkoepelend scholenbestuur bestaat. “Dit maakt dat wij slagvaardig in kunnen spelen op ontwikkelingen en zelf onze weg kunnen bepalen”, zet Geers de voordelen van de scholenstructuur uiteen. 

Toekomst van onderwijs-ICT ligt in de cloud
In zijn tijd als hoofd facilitaire dienst en ICT, zo rond 2012, wist Geers al dat de toekomst van onderwijs-ICT in de cloud lag. “Op dat moment hadden wij nog een eigen IT-afdeling die toen nog traditioneel van opzet was en een serverpark dat aan vervanging toe was. Het aantal vaste pc’s liep richting de duizend apparaten. Ook hadden we een beperkt aantal laptops en het beheer daarvan was echt verschrikkelijk omslachtig: zó moeilijk viel dat toen al te beheren.” 

“We voorzagen al vroeg dat alles richting de cloud moest. Van ‘alles lokaal’ naar ‘alles in de cloud’ was echter een hele klus.”

Als tien laptops al problemen opleverden, zouden meer dan 2.500 devices, voor leerlingen en docenten, al helemaal onbeheersbaar worden met de toenmalige infrastructuur, waarbinnen alle applicaties lokaal draaiden. Geers: “We voorzagen toen al dat alles richting de cloud moest, maar van ‘alles lokaal’ naar ‘alles in de cloud’ was een hele klus.” Stap voor stap werden lokale applicaties ingeruild voor cloudvarianten.

Identity en Access Management
Toen meer en meer applicaties in de cloud kwamen te staan, diende de volgende uitdaging zich aan. “Want we kwamen er vervolgens achter dat alle applicaties vanaf dat moment naast elkaar draaiden. Ieder systeem had zijn eigen cloud-omgeving, met één gemeenschappelijke deler: de eindgebruiker. Die wil natuurlijk zo min mogelijk lastig worden gevallen met allerlei gebruikersnamen en wachtwoorden.” Daar moest de KSE dus iets voor gaan regelen. 

“We wilden met single sign-on gaan werken, maar daar was de wereld toen eigenlijk nog niet klaar voor.” Eerst gingen de eigen servers van de KSE eruit, en ging alle data as is over naar IT-Workz, compleet met alle instellingen. “Op deze manier wilden we ook voorkomen dat de verouderde hardware het zou begeven. Iets wat alsnog gebeurde, een week voordat we overstapten op de systemen van IT-Workz.” Een week lang geen toegang tot e-mail: het zal niemand verbazen dat de eerste werkende dienst van IT-Workz de Microsoft Outlook van Office 365 was.

Onafhankelijkheid
De KSE zweert bij de Microsoft-standaard maar niet op een zelfde manier als Apple-fans, die iedere nieuwe gadget van dat elektronicabedrijf moeten hebben. Het draait voor Geers om onafhankelijkheid. “We hebben inderdaad voor Microsoft gekozen omdat je daar als organisatie een heel eind mee kunt komen. Maar ik wil verder nergens last van hebben. Niet van hardware, niet van servers die moeten upgraden of wat dan ook: daarom zijn de cloudservices van Microsoft Azure voor ons ideaal.” 

“We wilden voorkomen dat de verouderde hardware het zou begeven. Dit gebeurde echter alsnog, een week voordat we overstapten op de systemen van IT-Workz.”

Dit vroeg wel om extra investeringen vanuit de Etten-Leurse scholengemeenschap, zoals dubbele redundante verbindingen. “We hebben meteen extra geïnvesteerd, zodat we aan alle randvoorwaarden voldeden, die noodzakelijk zijn om naar de cloud te kunnen.”

IT-Workz heeft samen met de KSE het groeipad richting volledige cloudservices bewandeld. “Wij wilden van IT-Workz bewust géén standaard aanpak, maar een eigen netwerk op ónze manier. Dat was men toen nog niet gewend.” Als je iets doet, doe het dan goed, was daarachter de gedachte. 

En dus werd niet alleen het Microsoft Azure-platform geïmplementeerd, maar ook werd de single sign-on vormgegeven en begeleid vanuit IT-Workz. Dit gebeurde met Identity Management (IDM), door gebruik te maken van Microsoft Authenticator. Daarnaast werken inmiddels alle docenten en leerlingen met Office 365 én zorgt de clouddienst Intune ervoor dat gegevens van leraren en leerlingen, in welk systeem ze ook staan, veilig worden uitgewisseld.

Kleine details, grote gevolgen
Het transformeren van de KSE was een ingewikkeld en langdurig proces, waar IT-Workz niet alleen in meegroeide, maar de school ook uitstekend bij heeft geholpen. Geers: “Ik kan niet anders zeggen dan dat de architecten van IT-Workz prima werk hebben geleverd. We hebben diepgaande gesprekken gehad, waarbij het heel vaak ging over hele kleine details met hele grote gevolgen.” 

Afdalend van de hoge ICT-berg kom je bij steeds minder ‘sexy’ stukken binnen de ICT terecht, die vertellen wat er in het dal, de kern van de ICT-infrastructuur, eigenlijk allemaal gebeurt. “Dan moet je de techniek echt begrijpen, om de juiste stappen te kunnen zetten. Daar waren de medewerkers van IT-Workz uitstekend toe in staat.” Ook wat betreft het luisteren naar de klant. “IT’ers zijn gewend om te kijken naar de kastjes waarmee ze werken, terwijl ze zich veel meer op de klant moeten richten. Wat wil diegene en waarom op deze manier?” 

“Afdalend van de hoge ICT-berg kom je bij steeds minder ‘sexy’ stukken binnen de ICT terecht, die vertellen wat er in het dal, de kern van de ICT-infrastructuur, eigenlijk allemaal gebeurt.” 

Twee partijen kunnen in een gesprek het gevoel hebben op één lijn te zitten, om er vervolgens bij het aanleveren van de technologische oplossingen achter te komen dat dit toch niet het geval was. Geers: “Het blijven stellen van kritische vragen en het kennen van de kleinste technische details zorgen ervoor dat dit wordt voorkomen: met name dáár is een partij als IT-Workz van toegevoegde waarde.”

Voor meer informatie:
Heb je vragen of wil je meer informatie over de ICT-oplossingen voor het onderwijs van IT-Workz? Neem dan contact op met onze Servicedesk, via servicedesk@slbdiensten.nl. Op www.slbdiensten.nl/slb/expertisecentrum vind je veel artikelen en cases over het thema Azure. 

Anderen bekeken ook dit

Training Teams: “Goede manier om ...

Geplaatst: 10-05-2019 Training Teams: “Goede manier om samenwerking te verbeteren”

Op het Amadeus Lyceum in Vleuten worden stappen gezet om de onderlinge samenwerking te verbeteren. ...

Katja Korver: “We zijn er ...

Geplaatst: 17-05-2019 Katja Korver: “We zijn er door het gebruik van tablets en devices echt op vooruit gegaan”

Via Google Drive de leerlingen attent maken op een interessant artikel of via een digitale ...

Pantarijn geeft leerlingen vrije keuze ...

Geplaatst: 31-05-2019 Pantarijn geeft leerlingen vrije keuze in laptops

RSG Pantarijn koos drie jaar terug voor een Bring Your Own Device (BYOD) aanpak. “Mits ...