Wikken, wegen, beslissen: de cloudomgeving beter centraal of decentraal inrichten?

Veel digitale leermiddelen en softwaretoepassingen zijn tegenwoordig alleen nog via het internet toegankelijk. Dat je als onderwijsinstelling richting de cloud moet, is dus onvermijdelijk. Maar hoe pak je dit aan? En als je eenmaal de keuze voor een public of private cloud hebt gemaakt: richt je dit platform vervolgens centraal of decentraal in?

Onno Sidler is al twaalf jaar werkzaam in verschillende rollen bij IT-Workz, waarvan nu al drie jaar als Consultant Office 365. In zijn huidige functie denkt Sidler mee met scholen over hoe zij hun Office 365-omgeving optimaal kunnen inrichten, zowel functioneel als door techniek ondersteund. Het liefst op een manier dat deze flexibel genoeg is om ook in de toekomst het onderwijs zo goed mogelijk te ondersteunen en ontwikkelingen toe te staan. Wat hij nog te vaak ziet, is dat scholen te enthousiast aan de overstap naar de cloud beginnen, zonder alle gevolgen van deze keuze zorgvuldig te overwegen.

Eerst denken, dan doen
De eerste stap die je als school moet zetten in de transitie naar de cloud is volgens Sidler heel simpel: nadenken. “Te vaak maak ik onderwijsinstellingen mee die vol enthousiasme beginnen aan de transitie, maar al snel merken dat het een puinhoop is geworden. Ze komen dan naar mij toe met de vraag om het recht te trekken”, vertelt Sidler. Veel beter is het volgens de Office 365-consultant om vanaf het begin goed na te denken over wat je precies uit de cloudomgeving wilt halen en waarom. “Dat klinkt heel logisch, maar gebeurt vaak nog niet. Zo’n omgeving geeft veel mogelijkheden en voordelen, maar je moet zorgvuldig overwegen of al die opties wel wenselijk zijn en bij de visie en het beleid van jouw instelling passen.”

“Je hebt maar één kans om je cloudomgeving goed op te zetten.”

Volgens de gouden formule
Bij een centrale inrichting wordt overkoepelend vanuit bijvoorbeeld het bestuur bepaald hoe het cloudplatform wordt ingericht. Bij een decentrale inrichting mag elke school voor zichzelf bepalen wat ze op ICT-gebied wil aanschaffen en hoe ze het netwerk wil inrichten. Bij de keuze voor een (de)centrale inrichting geldt dezelfde gouden formule: eerst denken, dan doen. Er zijn namelijk veel verschillende factoren die bepalen welke inrichting het best bij jouw organisatie past. Zo is het belangrijk om naar de visie van nu, maar ook zeker naar de visie voor de toekomst te kijken. “Vaak hanteert een bestuur nu een structuur die over enkele jaren weer omgegooid zal worden, waarbij scholen bijvoorbeeld samengevoegd worden. Dit moeten zij bewust meenemen in hun keuze.”

Centraal inrichten natuurlijk
Uit ervaring weet Sidler dat in eerste instantie vaak een centrale inrichting de voorkeur heeft. En dat is ook niet zo gek, want een centrale inrichting kent veel voordelen. Zo levert deze aanpak minder beheer op, kan de communicatie over de transitie sneller verlopen over een grotere doelgroep én brengt het schaalvoordelen met zich mee. Aan de andere kant is deze manier van werken minder flexibel voor scholen en eindgebruikers. Een team van negenhonderd man bijsturen naar aanleiding van voortschrijdend inzicht, is moeilijker dan dit op een enkele school te doen. Een andere uitdaging is om met een centrale inrichting ook te voldoen aan individuele wensen van scholen. “Als je bijvoorbeeld een bestuur hebt met een diversiteit van praktijkschool tot vwo, dan kunnen deze doelgroepen uiteenlopende eisen en wensen hebben waar de cloudomgeving aan moet voldoen. De vraag is dan of je in de centrale instellingen van deze omgeving genoeg kan finetunen om elke school op maat te bedienen.”

Of toch decentraal?
De keuze voor een centrale inrichting is dus niet zo rechttoe rechtaan. Met een decentrale inrichting kun je de ICT op school bijvoorbeeld beter afstemmen op specifieke, individuele eisen. Ook ben je flexibeler om bij te sturen en door te groeien als nieuwe mogelijkheden of functies de kop op steken. Zo krijg je een beleid dat beter past bij de identiteit van de school. De nadelen zijn vervolgens dat je met een decentrale inrichting vaak te maken krijgt met hogere kosten, want je profiteert niet van de schaalvoordelen die een centrale inrichting oplevert. Verder is er op elke afzonderlijke school veel kennis en kunde nodig om een succesvolle transitie te bewerkstelligen, omdat elke school individueel opnieuw het wiel moet uitvinden. “Office 365 komt bijvoorbeeld vrijwel elke week uit met nieuwe features. Als elke school daar apart van op de hoogte moet blijven en dat apart moet beheren, heb je veel deskundige mankracht nodig.”

"Bij de keuze voor een (de)centrale inrichting geldt dezelfde gouden formule: eerst denken, dan doen." 

Gulden middenweg
Het is dus niet mogelijk om pasklaar te zeggen dat of een decentrale of juist een centrale inrichting de beste optie is. Dat is voor elke onderwijsinstelling anders. Een gulden middenweg kan zijn dat centraal alleen het hoogstnoodzakelijke samen wordt geregeld. Eén iemand kan deze centrale beslissingen vervolgens decentraal delen. Maar deze mix van (de)centraal levert weer zijn eigen uitdagingen op. Eén ding is in ieder geval zeker volgens Sidler: “Je hebt maar één kans om jouw cloudomgeving goed op te zetten en je team en de leerlingen hier enthousiast in mee te krijgen. Dus kijk van tevoren met een doorsnede van je organisatie – docenten, ICT’ers, bestuur, security en andere betrokkenen – naar de mogelijkheden en de impact van deze opties en maak dan pas een keuze.”

Onno Sidler is ook aanwezig tijdens de IPON. Zie ook https://www.slbdiensten.nl/slb/ipon/ipon-2020 . 

SLBdiensten op de IPON

Anderen bekeken ook dit

Houd overzicht over alle mobiele ...

Geplaatst: 07-02-2020 Houd overzicht over alle mobiele devices op school met Mobile Device Management

Voor scholen is de aanschaf van alle laptops en tablets een grote investering. Om die reden ...

Onderwijssoftware krijgt zelfde Microsoftstandaarden als ...

Geplaatst: 24-01-2020 Onderwijssoftware krijgt zelfde Microsoftstandaarden als Het Rijk

De AVG is sinds 25 mei 2018 van kracht, maar dit betekent niet dat de ...

DAS: de derde manier van ...

Geplaatst: 22-01-2020 DAS: de derde manier van hardware inkopen

Een schoolbestuur dat hardware inkoopt, had eigenlijk altijd de eenvoudige keuze tussen twee opties. Onder ...