Save the data: aan de slag met digitale duurzaamheid

Het lijkt bijna vanzelfsprekend dat data, eenmaal opgeslagen, voor altijd beschikbaar blijft. Niets is echter minder waar: dataverlies kan na verloop van tijd altijd optreden. Veranderende technologieën en afname van kwaliteit van gegevensdragers kunnen een risico vormen voor de bedrijfscontinuïteit in elke onderwijsinstelling. ‘Digitale duurzaamheid’ zou dan ook een belangrijk thema kunnen zijn. Hoe geef je hier vorm aan?

Dataverlies heeft verschillende oorzaken. Om te beginnen verandert de manier waarop wij data opslaan voortdurend. Van ponskaarten tot 3,5 inch floppydisks, USB-sticks en SSD’s. Maar ook de apparaten die wij gebruiken om deze uit te lezen veranderen. Om dit probleem nog eens erger te maken is er ook nog zoiets als ‘bitrot’: opgeslagen data verliest door de jaren heen aan kwaliteit door het verval van de elektrische of magnetische lading die deze data definieert, waardoor deze op een gegeven moment niet meer uitleesbaar is. Daarnaast kan software een probleem vormen: programma’s die interoperabel zijn met bepaalde bestandsformaten kunnen verdwijnen. Als er dan geen nieuwe software op de markt is die deze formaten emuleren of je oude bestanden kunnen migreren, heb je als organisatie een probleem.
 

Veranderende technologieën en afname van kwaliteit van gegevensdragers kunnen een risico vormen voor de bedrijfscontinuïteit in elke onderwijsinstelling.

De weg naar digitale duurzaamheid

Door in te zetten op digitale duurzaamheid kun je als school vervelende problemen als ‘bitrot’ en dataverlies voorkomen. Maar hoe pak je dat aan? De eerste stap is het opstellen van een langetermijnbeleid betreffende het preserveren van data. Houd hierbij onder andere oog op de visie, wet- en regelgeving, ICT-architectuur en risico’s. Aan de hand daarvan maak je een preservatieplan. Hierin staan de technische en organisatorische maatregelen omtrent digitale duurzaamheid. Bijvoorbeeld bevat het plan wat de nieuwe, eenduidige methode moet worden om informatie op te slaan. Ook bevat het een actieplan. Voor iedere maatregel beschrijf je exact wie er verantwoordelijk is, wat er gedaan moet worden en op welke momenten dit van toepassing is. Een actiepunt kan zijn om de oude datavormen te vervangen door nieuwe, digitale vormen. Wie is hiervoor verantwoordelijk en op welke termijn is dit haalbaar?

Praktische maatregelen
Naast het langetermijnbeleid zijn er ook enkele praktische maatregelen die je kunt treffen om dataverlies direct tegen te gaan. Ten eerste kun je om de zoveel tijd de data overzetten op een nieuw opslagmedium. Heb je bijvoorbeeld nog data op cd-roms staan? Dan is het handig deze informatie naar een usb of de cloud over te zetten. Zo voorkom je dat data op een verouderd opslagmedium staan waardoor deze vervolgens niet meer beschikbaar is. Om het risico op dataverlies verder te spreiden, kun je de data ook op meerdere opslagmedia zetten.

Bewaar vervolgens wel altijd alle relevante apparatuur en programma’s waar mogelijk data in opgeslagen staan. Het kan voorkomen dat een nieuw apparaat of nieuwe software jouw data niet kan lezen. Als de oude hard- of software dan inmiddels al in de prullenbak ligt, is het niet langer mogelijk de data nog uit te lezen.

Maak regelmatig back-ups van opgeslagen data, het liefst op verschillende media.

En misschien de allerbelangrijkste maatregel is wel om regelmatig back-ups te maken van opgeslagen data. Het liefst op verschillende media. Zo kun je voorkomen dat essentiële informatie verloren gaat. Nog handiger, stel een automatisch back-up in! Een bekende vuistregel voor back-ups is de 3-2-1-regel: creëer drie kopieën van je data, bewaar deze op twee verschillende plekken, waarvan één op een externe locatie. In het geval van opslag in de cloud is er in principe altijd sprake van een externe locatie aangezien een cloudleverancier gebruikmaakt van een of zelfs meerdere datacenters. Check wel altijd even of de back-up goed is gelukt, zodat je niet per ongeluk alsnog data verliest.


Meer informatie
Lees meer over het maken van back-ups.

Het maken van backups

Anderen bekeken ook dit

Zes tips voor een veilig ...

Geplaatst: 24-09-2020 Zes tips voor een veilig wifinetwerk op school

Een leven zonder wifi is onvoorstelbaar. Ook voor de uitbraak van de coronacrisis een half ...

Vijf misvattingen over onderwijs in ...

Geplaatst: 08-10-2020 Vijf misvattingen over onderwijs in de cloud

Hoewel we steeds meer opslaan in de cloud, blijft het voor veel mensen een abstract ...

Digitaal Lesgeven in het Corona ...

Geplaatst: 24-07-2020 Digitaal Lesgeven in het Corona tijdperk

Door de uitbraak van het coronavirus sloten onderwijsinstellingen noodgedwongen hun deuren, en kreeg heel schoolgaand ...