Lean bij IT-Workz: van lucky shots naar structureel verbeteren

‘Toch niet het zoveelste verandertraject?’ De introductie van Lean Six Sigma binnen IT-Workz had wel wat voeten in de aarde, maar inmiddels heeft het ICT-bedrijf de methodiek volledig omarmd. Jules Cuijpers, coördinator projectbureau bij IT-Workz, is de interne kartrekker van Lean Six Sigma. Hij vertelt over de aanpak en wat Lean oplevert.

“Het komt altijd neer op het bieden van meerwaarde richting je klanten. Daar zijn binnen Lean Six Sigma álle procesverbeteringen op gericht”, vat Jules Cuijpers de verandermethodiek Lean samen. Inmiddels is hij vijf jaar werkzaam bij IT-Workz, ICT-partner binnen het onderwijs. Maar bij zijn vorige werkgever werd hij al besmet met het ‘virus’, zoals hij de Lean Six Sigma-methodiek zelf gekscherend omschrijft. Was het daar echt een nevenfunctie, iets wat hij er ‘bij’ deed, inmiddels heeft hij zijn Black Belt binnen en is Lean binnen IT-Workz een aanpak die structureel binnen de hele organisatie is doorgevoerd. “Onze directeur Jan (Broeken, red.) heeft hier een belangrijke rol in gespeeld. Hij stond heel erg open voor de methodiek.”

Voedingsbodem

Er lag een vruchtbare voedingsbodem voor het introduceren van Lean Six Sigma binnen IT-Workz. “Toen ik vijf jaar geleden in Etten-Leur begon, was het ongelofelijk druk. Het was het begin van het schooljaar en de telefoon stond roodgloeiend. Er was een wachtlijst met zo’n 1.000 incidenten die opgelost moesten worden. Mensen werkten vaak over.

Om de achterstallige calls terug te dringen, werd er een ‘SWAT-team’ samengesteld, dat ‘s avonds de lijst met calls wegwerkte.” Allemaal manieren om de uitdagingen het hoofd te kunnen bieden, maar geen van allen structureel van aard. “Ik was net nieuw bij IT-Workz, maar heb toen de stoute schoenen aangetrokken en Jan verteld over mijn achtergrond en kennis van Lean. Het idee was om niet harder, maar slimmer te gaan werken en het eigenaarschap bij de medewerkers te leggen. Hierbij zou het management een faciliterende rol krijgen.” Met dit idee werd ingestemd. 

Aan de hand van interviews met werknemers van IT-Workz begon Cuijpers een beeld te vormen. Hoe vind je dat het loopt? Wat kan er beter? Uit die gesprekken kwam naar voren dat mensen vonden dat er voornamelijk ad hoc werd gewerkt en dat ze maar moeilijk grip kregen op de grondoorzaken.” Laat dát nou net hetgeen zijn waar de Lean Six Sigmamethodiek zich op richt.

Lean binnen IT-Workz

Samen met verbeternetwerk UPD, waar Cuijpers zijn eerdere opleidingen volgde, ging IT-Workz met Lean Six Sigma aan de slag. De methodiek werd geïntroduceerd en parallel daaraan volgden medewerkers trainingen. “Het MT volgde een Lean Management Training; tegelijkertijd kregen coördinatoren een Orange Belt-training. Alle andere medewerkers volgden op hun beurt een Yellow Belt-training. Hierin worden de basisprincipes van Lean uitgelegd, zodat we allemaal dezelfde taal spreken.”

Om ervoor te zorgen dat deze kennis niet verwatert op het moment dat de huidige mensen weggaan, krijgen nieuwe personeelsleden eenzelfde opleiding. “Daarnaast heeft iedere afdeling zijn business intelligence (BI, red.) dashboard, met KPI’s. Hoe staan die ervoor? Lean gaat namelijk ook over het visueel maken van zaken: van de huidige stand van zaken, maar ook de successen!” 

"Sinds we met Lean Six Sigma zijn begonnen, heeft onze directeur Jan Broeken ook zijn Black Belt gehaald. Knap!"

Tijdens weekstarts gaan teams globaal in op behaalde successen en knelpunten. Eén keer per week, maximaal een half uur. Het organisatiebrede uitgangspunt hierbij is de X-matrix. “Dit is een document in A3-formaat met daarop de strategische doelstellingen die we over vier jaar behaald willen hebben. Deze ‘doorbraken’ worden gestut door jaardoelen, die op hun beurt weer worden behaald met behulp van verbeterprioriteiten.”

De doorbraken en jaardoelen komen vanuit het management, de verbeterprioriteiten halen de managers op bij de medewerkers. Deze worden gekoppeld aan de persoonlijke leerdoelen van ieder personeelslid. “Immers: de medewerkers weten zelf vaak het beste uit de dagelijkse praktijk hoe een proces verbeterd kan worden.” Onze directeur Jan Broeken geeft hierbij het goede voorbeeld. Cuijpers: “Sinds we met Lean Six Sigma zijn begonnen, heeft Jan ook zijn Black Belt gehaald. Knap! Het bevestigt in hoeverre hij hierachter staat.”

Black en Green

Heb je een Green Belt, dan ben je – zoals Cuijpers het zelf omschrijft - een ‘parttime verbeteraar’. “Dan ben je dus náást je werkzaamheden bezig met verbetermanagement. Heb je een Black Belt, dan is dat onderdeel van je dagelijkse werkzaamheden en zoek je steeds naar manieren om Lean verder binnen de organisatie uit te rollen.” Naast de zwarte band van Broeken en Cuijpers, beschikken inmiddels zeven medewerkers over een groene band.

De Lean Six Sigma-aanpak van IT-Workz begint andere organisaties ook op te vallen. “We zitten weleens met klanten om tafel om processen te verbeteren en het partnership te vergroten. Soms ondersteunen we de klant bij het opstellen van een X-matrix. Dit zijn hele eerlijke gesprekken, waarbij we ook onze eigen processen onder de loep nemen, samen met de IT-beheerders van de scholen.” Zo spreidt de Lean-olievlek zich steeds verder uit.

Heb je vragen of wil je meer informatie over de ICT-oplossingen van IT-Workz? Neem dan contact op met onze servicedesk via servicedesk@slbdiensten.nl of telefonisch via 020 420 13 96.

Anderen bekeken ook dit

Beeldkraken: wijs worden uit de ...

Geplaatst: 22-10-2019 Beeldkraken: wijs worden uit de dagelijkse beeldenstroom

Een uurtje tv kijken, een spelletje op de tablet en dan nog even door de ...

Leerlingen over de ICT-skills van ...

Geplaatst: 03-10-2019 Leerlingen over de ICT-skills van hun docenten

Een docent die niet weet hoe hij de beamer moet aanzetten of een YouTube-filmpje aan ...

“Het achtuurjournaal wordt ook niet ...

Geplaatst: 27-09-2019 “Het achtuurjournaal wordt ook niet beter als de nieuwslezer in mijn huiskamer staat”

Les via de webcam als oplossing voor het nijpende lerarentekort. Critici zien het als een ...