DAS: de derde manier van hardware inkopen

Een schoolbestuur dat hardware inkoopt, had eigenlijk altijd de eenvoudige keuze tussen twee opties. Onder de aanbestedingsdrempel was de onderhandse aanbesteding de logische keuze. Boven de drempelwaarde werd het vaak een raamovereenkomst. Op de IPON zal Marloes Verhoeven van DASmakkelijk een derde optie toelichten: het dynamisch aankoopsysteem, of DAS.

De aanbestedingsgrens voor leveringen ligt sinds begin 2020 op 214.000 euro exclusief btw over een periode van vier jaar. Een schoolbestuur dat onder die grens zit, kan kiezen voor een onderhandse aanbesteding. Een of meer partijen wordt dan gevraagd offerte uit te brengen. Vaak viel dan de keuze op een vaste leverancier, in de volksmond ‘de leverancier om de hoek’. “Vaak is dit een leverancier waar het bestuur een goed gevoel bij heeft en die hen een standaard overeenkomst aanbiedt. Daar staan echter niet altijd de voorwaarden in die voor de organisatie heel voordelig zijn,” licht Verhoeven toe.


Raamovereenkomst geen garantie voor laagste prijs
Boven de aanbestedingsgrens was de raamovereenkomst de logische keuze. Via een raamovereenkomst sluit het bestuur een overeenkomst met een of meer leveranciers om hier voor de periode van een aantal jaar opdrachten te plaatsen. Voor de duur van de overeenkomst worden dan vaste voorwaarden afgesproken, zoals prijs, service, hoeveelheid en levertijd. “Toch hoeft een raamovereenkomst de school niet altijd de laagste prijs op te leveren”, verklaart Verhoeven. “Stel, je eerste bestelling onder de voorwaarden van de raamovereenkomst is een bepaald aantal laptops. Die ontvang je dan voor de lage prijs die bij aanvang is afgesproken. Na een half jaar komt er een nieuwe versie van deze laptop beschikbaar, die net iets duurder is. En dat gebeurt zo een paar keer achter elkaar. Het is niet gezegd dat je aan het eind van de looptijd van de raamovereenkomst nog steeds de gunstigste prijs krijgt.”

“Een groot voordeel van een DAS is dat het flexibeler is dan een aanbesteding. Bij elke nieuwe uitvraag kun je de voorwaarden aanpassen."

Het DAS: van publicatie tot levering
Toch is er ook nog een derde mogelijkheid: het dynamisch aankoopsysteem. Samen met APS IT-diensten zocht SLBdiensten de samenwerking op met DASmakkelijk om het dynamisch aankoopsysteem (of DAS) te introduceren om zo scholen te helpen hun ICT inkoop te professionaliseren. Bij de keuze voor een DAS wordt op het Tenderned-account van de school een publicatie gedaan. Gedurende dertig dagen hebben leveranciers dan de tijd om zich voor het betreffende schoolbestuur aan te melden. Als zij voldoen aan bepaalde voorwaarden worden ze toegelaten tot het DAS.

Vervolgens kan het schoolbestuur een concrete uitvraag publiceren in het DAS, inclusief alle specificaties waaraan bijvoorbeeld een laptop moet voldoen. De toegelaten leveranciers kunnen vervolgens vragen stellen over die specificaties en dan hun offerte uitbrengen. Het schoolbestuur beoordeelt de offertes op basis van het criterium prijs/kwaliteit, waarbij prijs 70 procent van de keuze bepaalt en kwaliteit 30 procent. Met de geselecteerde leverancier wordt vervolgens een contract afgesloten, met daarin alle leveringsvoorwaarden. Kleine nabestellingen kunnen binnen een half jaar nog tegen dezelfde voorwaarden plaatsvinden. Een schoolbestuur kan, iedere keer dat er nieuwe hardware nodig is, een uitvraag doen in het DAS. Een uitvraag duurt van begin tot eind  gemiddeld zo’n drie weken.

Flexibeler, goedkoper en simpeler
"Een groot voordeel van een DAS is dat het flexibeler is dan een aanbesteding. Bij elke nieuwe uitvraag kun je de voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld kiezen voor een langere of kortere garantietermijn. DASmakkelijk neemt de school mee bij het opstellen van een uitvraag. Wat zijn de verwachtingen van de school? Worden de laptops gebruiksklaar opgeleverd? Wat verwacht je van de garantieperiode? Zijn er reservelaptops voorhanden als er een kapot gaat? De school neemt altijd zelf het besluit; wij proberen alleen te prikkelen en door te vragen waarom bepaalde zaken van belang zijn. Vaak levert inkopen via een DAS betere prijzen op dan bij een raamovereenkomst of onderhandse aanbesteding. Het is flexibeler, goedkoper en simpeler,” aldus Verhoeven.

"Het professionaliseren van de inkoop levert een school veel voordelen op."

Haal meer uit je budget
Wat gaat Verhoeven vertellen op de IPON? En waarom moet je haar sessie beslist bezoeken? Verhoeven: “Mijn doel is vooral om uit te leggen hoe scholen de inkoop binnen hun organisatie nog beter kunnen maken. Daarbij zoom ik in op een concrete situatie bij een school. Het professionaliseren van de inkoop levert een school veel voordelen op. Bij een vaste leverancier heb je geen idee of de prijs die je betaalt ook gebruikelijk is. Je vergelijkt deze immers niet met een ander. Terwijl, het is wel publiek geld dat je besteedt. Vaak kunnen scholen concreet nog meer uit hun budget halen. Maar dat is niet het enige dat van belang is; door aan de voorkant beter na te denken over welke functionaliteit je echt nodig hebt, maak je beter onderbouwde keuzes. Een DAS heeft tot gevolg dat er meer contact is met leveranciers. Daarom is de keuze ervoor ook duidelijk een keuze op organisatieniveau.”


Interesse in de sessie van Marloes Verhoeven? Kom dan op woensdag 5 februari naar Theater Bruin, van 10.45 – 11.15 uur. De IPON vindt plaats op 5 en 6 februari in de Jaarbeurs in Utrecht. Meer informatie vind je op slimindeklas.nl/ipon

Lees meer

Anderen bekeken ook dit

Nieuwe ICTheek Magazine: hoe haal ...

Geplaatst: 20-01-2020 Nieuwe ICTheek Magazine: hoe haal je het maximale uit de cloud?

De cloud is inmiddels een bekend fenomeen en heeft bij veel scholen zijn intrede gedaan. ...

Office 365 en back-ups: extra ...

Geplaatst: 16-01-2020 Office 365 en back-ups: extra huiswerk voor scholen

Hoe veilig zijn Office 365-gegevens in de cloud? Veel onderwijsorganisaties vertrouwen volledig op Microsoft vanuit ...

Onderwijssoftware krijgt zelfde Microsoftstandaarden als ...

Geplaatst: 24-01-2020 Onderwijssoftware krijgt zelfde Microsoftstandaarden als Het Rijk

De AVG is sinds 25 mei 2018 van kracht, maar dit betekent niet dat de ...