Hoe zorg je dat iedereen Office 365 goed gaat gebruiken?

Elke nieuwe technologie heeft fans en tegenstanders. Maar wil je nieuwe software introduceren, dan is het wel zo prettig om iedereen op één lijn te krijgen. Dat geldt ook voor Office 365.

Nieuwe technologie leidt nooit tot de gewenste verbetering zonder een gedegen verandertraject. Dit is een besef dat in de meeste organisaties wel aanwezig is. Mensen zijn van nature nu eenmaal wars van verandering. Best logisch ook: veranderen haalt je uit je comfortzone en kost veel energie. Veel liever houden wij onze vaste routines aan. Maar met al deze vaste routines gaan we nooit optimaal gebruikmaken van de vele nieuwe mogelijkheden die een softwarepakket als Office 365 biedt. Bij innovatie valt dan ook steevast het woord ‘adoptie’, wat zoveel betekent als dat de beoogde gebruikers een nieuwe technologie of werkwijze gaan omarmen. Dit gaat niet vanzelf. Een gedegen stappenplan is nodig.

Sylvia Elzinga, consultant innovatie bij IT-Workz, begeleidt voor verschillende scholen het adoptietraject van Office 365. “Wij zetten daarbij niet de technologie voorop, maar de medewerker. Met als achterliggende gedachte dat het lanceren van nieuwe technologie meer is dan alleen een technologische migratie. Het is de gedragsverandering van de gebruiker die uiteindelijk zorgt voor de verbetering. Technologie blijft een middel, niet het doel.”

"Wij zetten bij adoptietrajecten niet de technologie voorop, maar de medewerker."

Een goed begin ontstaat onder druk
Elzinga vertelt over het Office 365-adoptieprogramma dat vanuit deze gedachte door IT-Workz is ontwikkeld voor scholen. Dit programma is losjes gebaseerd op de Microsoft Adoption Guide met daaraan toegevoegd de ervaringen van IT-Workz in het Nederlandse onderwijs. Het programma gaat uit van vier fasen: Inventarisatie, Inspiratie, Veilig leren en Uitbouwen. Wat opvalt is dat dit traject parallel loopt aan het ICT-project en al ruimschoots start vóór het moment dat een school Office 365 in gebruik neemt.

De zogeheten ‘Pressure Cooker’ is voor veel scholen een logisch beginpunt en gaat vooraf aan het adoptietraject. Gedurende een halve dag buigt een groep gebruikers zich in een interactieve sessie over de mogelijkheden van Office 365, maar ook over de vraag waar de school voor staat op IT- en onderwijsgebied. “Zo’n pressure cooker is interessant omdat de deelnemers een doorsnede vormen van de organisatie en zich dus moeten verplaatsen in elkaars belangen.” Met de ervaringen uit deze sessie wordt vervolgens gekeken wát er precies kan veranderen en hoe dit past binnen de gevoerde IT- en onderwijsstrategie van de school.

Wat willen wij eigenlijk?
Lastige vragen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en gezamenlijk werken in Microsoft Teams, komen vervolgens in de fase Inventarisatie tijdens beleidssessies aan bod. Moet de Teams-omgeving opengezet worden voor externe medewerkers? En wie heeft toegang tot welke bestanden? Hoe willen we eigenlijk samenwerken met leerlingen in de cloud? Aan de hand van de besluiten kan ICT de inrichting bepalen. Hier begint het eigenlijke adoptietraject al. “Wanneer je gaat bepalen hoe je wilt gaan werken, zul je ook moeten zorgen dat eindgebruikers de nieuwe technologie gaan omarmen en dus de voordelen ervan inzien.”

De vorm van de fase Inspiratie verschilt van school tot school. “Elke organisatie heeft een eigen manier van communiceren  en informeren die werkt. Het kunnen posters zijn, mailings of blogs. Het belangrijkste is dat het inspirerend is en dat het niet blijft bij één e-mailbericht met alle praktische informatie. Mensen hoeven niet eens veel bezig te zijn met de verandering. Belangrijker is dat je elke keer maar weer kleine zaadjes plant waardoor ze er meer voor openstaan.”

“Wanneer je gaat bepalen hoe je wilt gaan werken, moet je ook zorgen dat eindgebruikers de nieuwe technologie omarmen en er de voordelen van inzien.”

Kritische gebruikers? Mooi!
Een sleutelrol speelt de groep gebruikers die de school aanwijst als ‘Office 365-ambassadeurs’, vindt Elzinga. “Dit zijn mensen die collega’s gaan inspireren over het gebruik van Office 365 en extra training krijgen. Ze zitten daardoor goed in de materie en kunnen als vraagbaak dienen voor de rest van de organisatie.” Dit hoeven niet eens allemaal de meest enthousiaste gebruikers te zijn, is haar ervaring. “Juist als ze een beetje kritisch zijn - zolang het maar positief kritisch is - kunnen deze ambassadeurs collega’s meekrijgen die ook kritisch staan tegenover de verandering.” Samen met de ambassadeurs wordt bepaald wat er nodig is aan ondersteuning en training voor de eindgebruikers.

Een geruisloze invoering van Office 365 valt niet aan te raden. Daar is de verandering te ingrijpend voor. “Organiseer een feestelijke kick-off, maak er een dag van waarin iedereen wordt meegenomen en je direct de derde fase - Veilig leren - in kunt gaan.” Dit is daarvoor hét moment, omdat men dan gezamenlijk aan de slag gaat met de nieuwe omgeving. De ambassadeurs kunnen hulpvragen in kaart brengen en daar de eerder bedachte trainings- en begeleidingsplannen op aanpassen. “Gebruikers moeten in deze fase het gevoel krijgen dat ze fouten mogen maken. Docenten zijn vaak veel strenger voor zichzelf dan de leerlingen. Dat is niet nodig. Ga gewoon samen de nieuwe omgeving op kleine schaal verkennen.”

Deel de succesverhalen
En hoe nu verder vanaf dit punt? “Deel succesverhalen in de schoolkrant, of geef tips & tricks”, adviseert Elzinga. “Organiseer pizzasessies, of een lunch & learn. Sta stil bij de voordelen die je met elkaar behaalt en vier dat! Dit soort momenten helpen om de adoptie blijvende aandacht te geven. Daarnaast kun je kijken of het wenselijk is om nieuwe functionaliteiten te stimuleren binnen Office 365, zoals Class Notebook, Teams of Sway. En daarmee kan de school alweer toe zijn aan een volgend adoptietraject.”


Wil jij effectiever lesgeven? 
Omarm dan Office 365 en ontdek de vier voordelen voor docenten! Ga naar it-workz.nl/effectief-lesgeven en download de whitepaper!

Download de whitepaper

Anderen bekeken ook dit

Education Transformation Framework helpt scholen ...

Geplaatst: 07-01-2020 Education Transformation Framework helpt scholen met visie op digitalisering in het onderwijs

Steeds meer onderwijsinstellingen wereldwijd kiezen ervoor om hun visie op digitalisering in het onderwijs te ...

Office 365 en back-ups: extra ...

Geplaatst: 16-01-2020 Office 365 en back-ups: extra huiswerk voor scholen

Hoe veilig zijn Office 365-gegevens in de cloud? Veel onderwijsorganisaties vertrouwen volledig op Microsoft vanuit ...

Vijf cloudtoepassingen om je lessen ...

Geplaatst: 28-11-2019 Vijf cloudtoepassingen om je lessen leuker te maken

Door in de cloud te werken kun je ook in het klaslokaal andere toepassingen gebruiken ...